Overview

The Kidney Foundation of Canada Executive Assistant / Adjoint(e) de direction Contract in Montréal, QC

The Kidney Foundation of Canada

Branch Montréal QC CA

Position:
Executive Assistant / Adjoint(e) de direction
Location:
Montréal, QC

Provides administrative support to the Senior Management Forum (and other operational committees as required) including attendance at the meeting in the…

** This is a 5 month contractual position / Ceci est une position contractuelle de 5 mois **

The Organization:

One in ten Canadians has kidney disease and millions of others are at risk. Each day 15 Canadians learn their kidneys have failed. The Kidney Foundation of Canada is a national volunteer charity that exists for the enhancement of kidney health and, if possible, the elimination of the burden of kidney disease. It emphasizes:

  • Hope through research and its translation
  • Support through access to care, comfort and transplantation
  • Empowerment through knowledge, advocacy and community
  • Engagement through an informed public and effective public policies and strategies.

Job Summary:

Reporting to the National Executive Director, the National Office Executive Assistant ensures effective administrative support is provided to the National Executive Director, the National Board of Directors (and its committees) as well as the Senior Management Forum.

Responsibilities:

Administrative support to the National Executive Director (NED), National President, the National Secretary and, and other individuals as required:

  • Comprehensive administrative support and assistance including drafting correspondence, responding to inquiries, preparing presentations, coordinating meetings and travel, travel expense reconciliation, etc….
  • In collaboration with the NED, drafts and monitors the annual governance budget; ensures expenses and invoices are correctly coded and submitted for processing.
  • Provides administrative support to the Senior Management Forum (and other operational committees as required) including attendance at the meeting in the capacity of recording secretary.
  • Coordinates the flow of information required to follow-up on both internal and external requests, and maintains the appropriate files.
  • Maintains corporate memberships in national associations and stakeholder organizations, including annual renewals (approx. 15).

Administrative support to the National Board of Directors and its committees:

  • Organizes and coordinates meetings for the National Board of Directors, the National Governance Committee, National Nominating Committee, National Finance and Audit Committee, National Investment Committee and the President’s Forum as required.
  • Prepares draft agendas and appropriate meeting materials uploading same to intranet.
  • Coordinates information flowing to and from the meetings, including prompt drafting of minutes and communication tools such as the “Leader Letter”.
  • Attends meetings in the capacity of recording secretary and provides direct support at the meetings as required.
  • Provides effective administrative support to ensure the ongoing work of these bodies.
  • Coordinates follow up from meetings, including tracking and flagging of member’s assignments. Informs National Executive Director on progress of assignments.
  • Ensures procedures are followed for bringing issues forward to these bodies.
  • Maintains and updates the relevant sections of the intranet (in both official languages as required).

Annual General Meeting & Leadership Conference:

  • Responsible for planning the logistics of the Annual General Meeting & Leadership conference (including developing a draft budget, preparation of pre-conference information and master logistics activity log, the registration process, /document and materials preparation, /AV requirements, banquet venue preparation and on-site coordination etc…).
  • Provides support to the Electoral Officer with the AGM election process as outlined in the By-law and Policy and manages the administrative system for the Foundation’s National Voting Members.

Support to the Policy Governance Process:

  • By supporting the work of the National Governance Committee, assists the NBOD with its work to monitor and review KFOC policies via the NBOD annual work plan and policy registry.
  • Maintains and ensures accurate version control of KFOC’s policies.
  • Ensures senior volunteers and senior management are informed promptly of all new or amended governance policies
  • Manages the Policy Monitoring Process including monitoring the data base, assisting with the creation of monitoring reports and Key Performance Indicators and providing assistance to senior managers with the monitoring process.

Foundation Corporate Documents:

  • Responsible for ensuring the integrity of historical and current Foundation documentation (e.g. Letters Patent, General By-Law, regulations, policies, meeting minutes, etc…).
  • Ensures all such documents are available in English and French on the intranet.
  • Responsible for annual filings with Corporations Canada and le Registraire des entreprises Québec government filings (maintenance of our charitable status).

Required Skills:

  • University Education (or equivalent) and at least 5 years of experience in a similar role
  • Fluently bilingual (English and French) with impeccable writing and editing skills in both languages.
  • Advanced skills in MS Office
  • Demonstrated ability to take effective minutes of meetings is required
  • Experience providing support to a Board of Directors; familiar with an Annual General Meeting process
  • Experience with Policy Governance a definite asset
  • Diplomatic and discrete, able to deal effectively with confidential information
  • Highly organized with excellent project management skills
  • Ability to work both independently with minimal direction, and as a team player
  • Self motivated; a quick learner with a strong sense of responsibility
  • Ability to work under pressure and meet deadlines
  • The ability to work flexible hours and weekends, and to travel within Canada (4 to 6 times per year)

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** This is a 5 month contractual position / Ceci est une position contractuelle de 5 mois **

L’organisme :

Un Canadien sur dix est atteint d’une maladie rénale et des millions d’autres risquent de l’être. Chaque jour, 15 Canadiens reçoivent un diagnostic d’insuffisance rénale. La Fondation canadienne du rein, un organisme de bienfaisance bénévole d’envergure nationale, a pour raison d’être de rehausser la santé rénale et, dans la mesure du possible, d’éliminer le fardeau que représentent les maladies rénales. La Fondation préconise :

  • l’espoir grâce à la recherche et ses découvertes;
  • un soutien par l’apport de soins, de confort et de greffes;
  • la prise en charge découlant de connaissances, de représentations et d’un sentiment de communauté;
  • un engagement au moyen d’un public averti, ainsi que de politiques et de stratégies publiques efficaces.

Résumé du poste :

Relevant de la directrice générale nationale, la personne choisie fournira un soutien administratif auprès de la directrice générale nationale, du conseil d’administration national (et de ses comités), ainsi que du Forum des directeurs.

Responsabilités

Soutien administratif auprès de la directrice générale nationale (DGN), du président national, du secrétaire national, et d’autres personnes, selon le besoin :

  • Procurer un soutien administratif complet et une assistance, notamment rédiger la correspondance, répondre aux demandes, préparer les présentations, coordonner les réunions et déplacements, rapprocher les frais de voyage, etc.
  • En collaboration avec la DGN, dresser et surveiller le budget de gouvernance annuel; veiller à la codification exacte des dépenses et des factures, et les soumettre à des fins de traitement.
  • Fournir un soutien administratif au Forum des directeurs (et d’autres comités de fonctionnement, selon le besoin) incluant assister à des réunions en qualité de secrétaire-archiviste.
  • Coordonner la diffusion de renseignements requis pour assurer le suivi des demandes tant à l’interne qu’à l’externe, et maintenir les dossiers appropriés.
  • Maintenir les adhésions professionnelles au sein des associations nationales et des organismes d’intervenant, incluant les renouvellements annuels (environ 15).

Soutien administratif auprès du conseil d’administration national et de ses comités :

  • Organiser et coordonner les réunions du conseil d’administration national, du comité de gouvernance, du comité national de mise en candidature, du comité national des finances et de vérification, du comité national des investissements et du Forum du président, selon le besoin.
  • Dresser l’ébauche des ordres du jour et préparer le matériel de réunion, et télécharger le tout sur l’intranet.
  • Coordonner l’information entourant les réunions, incluant la rédaction sans délai des procès-verbaux et des outils de communication, comme le « Bulletin Leader ».
  • Assister aux réunions en qualité de secrétaire-archiviste et fournir un soutien direct lors des réunions, selon le besoin.
  • Assurer un soutien administratif efficace afin d’assurer le fonctionnement harmonieux de ces instances.
  • Coordonner le suivi des réunions, y compris le suivi et le signalement des attributions aux membres. Informer la directrice générale nationale des progrès accomplis en ce qui touche ces attributions.
  • Veiller au respect des procédures pour soumettre des enjeux auprès de ces instances.
  • Maintenir et tenir à jour les différentes sections pertinentes de l’intranet (dans les deux langues officielles, tel que requis).

Assemblée générale annuel et Conférence de Leadership :

  • Planifier la logistique de l’Assemblée générale annuelle et de la Conférence de Leadership (incluant l’élaboration d’un budget préliminaire, la préparation des renseignements pré-conférence et du registre principal des activités logistiques, le processus d’inscription, les préparatifs entourant le matériel et la documentation, les besoins en équipement audio-visuel, la préparation du lieu du banquet et la coordination sur place, etc.).
  • Fournir un soutien au directeur des élections dans le cadre du processus d’élection lors de l’AGA et conformément au Règlement général et aux politiques, et gérer le système administratif pour les membres de la Fondation ayant droit de vote.

Soutenir le processus de gouvernance par politiques :

  • En soutenant le travail du comité national de gouvernance, aider le CAN dans le cadre de son mandat à surveiller et réviser les politiques de la FCR par l’entremise du plan de travail annuel et du registre de politiques du CAN.
  • Maintenir et assurer le contrôle de versions fidèles des politiques de la FCR.
  • Faire en sorte que les bénévoles cadres et la haute direction soient informés rapidement de toute politique de gouvernance récemment établie ou modifiée.
  • Gérer le processus de surveillance de politiques, incluant superviser la base de données, contribuer à la création de rapports de surveillance et d’indicateurs clés de rendement, et aider les cadres supérieurs avec le processus de surveillance.

Documents officiels de la Fondation :

  • Assurer l’intégrité de la documentation historique et courante de la Fondation (p. ex. lettres patentes, Règlement général, règlements, politiques, procès-verbaux, etc.).
  • Veiller à ce que de tels documents soient fournis en anglais et en français sur l’intranet.
  • Produire les déclarations annuelles auprès de Corporations Canada et du Registraire des entreprises Québec (maintien de notre statut d’organisme de bienfaisance).

Compétences recherchées :

  • Formation universitaire (ou l’équivalent) et au moins 5 années d’expérience au sein d’un poste semblable.
  • Bilinguisme, français et anglais écrits et parlés impeccables.
  • Connaissances avancées du progiciel MS Office.
  • Capacité manifeste à rédiger efficacement le procès-verbal de réunions, selon le besoin.
  • Expérience à fournir un soutien à un conseil d’administration; familiarité avec le processus de l’assemblée générale annuelle.
  • Expérience en matière de gouvernance par politiques est un atout assuré.
  • Diplomatie et discrétion, capacité de traiter adéquatement les renseignements confidentiels.
  • Excellentes aptitudes à l’organisation et en gestion de projet.
  • Habileté à travailler tant de façon autonome avec peu d’encadrement qu’au sein d’une équipe.
  • Sens de l’initiative, forte capacité d’apprentissage et sens aigu de la responsabilité.
  • Habileté à travailler sous pression et à respecter les échéances.
  • Capacité de travailler des heures flexibles et les fins de semaine, et de voyager de par le Canada (entre 2 et 3 fois par année).

Job Type: Contract

Required experience:

  • relevant: 5 years
  • minute taking: 3 years

Job Location:

  • Montréal, QC

Required language:

  • Bilingual

or proceed with Standard Application Form.

Employment Type: Freelance
Location: Montréal, QC, CA
Posted on: 2018-04-04
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