Overview

TÉLUQ Agente, agent de secrétariat Part Time in Quebec City, QC

TÉLUQ

Branch Quebec City QC CA

Position:
Agente, agent de secrétariat
Location:
Quebec City, QC

Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations….

Description de l’entreprise

La TÉLUQ, acteur clé du milieu de l’enseignement universitaire au Québec depuis plus de 40 ans, est la seule université dont les programmes sont offerts complètement à distance. Elle accueille près de 20 000 étudiants par année et elle se distingue par la qualité de sa recherche et par sa position d’université numérique entièrement à distance, tant au Québec que sur les scènes nationale et internationale.

Secteur de travail

Service des communications et des affaires publiques

Sommaire de la fonction

Assiste sa supérieure dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à l’organisation d’événements, aux communications, aux relations publiques, aux ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission du service. En l’absence de sa supérieure, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Participe aux différentes opérations reliées à l’organisation d’événements, aux communications, aux relations publiques, aux ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes ressources et complète les formulaires administratifs requis.

Fournit des réponses à certaines questions relevant de sa compétence à partir des politiques, règles, procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence.

Voit à la logistique des évènements de relations publiques tels que réservation des salles, invitations; tient à jour les listes d’envoi; prépare les pochettes de presse et de relations publiques; prend des photographies lors de certains événements.

Accueille et guide les invités spéciaux; voit à l’organisation matérielle de certaines visites.

Participe à la préparation et à la diffusion du journal interne de l’université; recueille des articles et informations auprès des personnes collaboratrices; effectue les modifications et corrections; achemine les documents aux personnes et services concernés.

Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.

Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.

Prend les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de sa supérieure à ses différents rendez-vous.

Prépare la documentation requise en vue de la planification budgétaire annuelle et aussi lors du budget révisé et tient à jour le budget du service. Enregistre les dépenses effectuées et fait, sur demande, un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives sur réception périodique des relevés budgétaires. Relève les erreurs et avise le personnel concerné.

Complète les demandes de personnel et de rémunération dans le système. Pour ce faire, collige l’information nécessaire, valide l’information auprès des demandeurs et conseille la directrice dans certains dossiers. Tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages, des engagements, des promotions, des nominations, des affectations, des congés sabbatiques, des absences, etc. Veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet.

Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec sa supérieure.

Prend connaissance des courriels et du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.

Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.

Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.

Prend des notes, effectue la saisie de divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Signe certains documents.

Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.

Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales ou protocolaires.

Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

Exigences

DEP en secrétariat, AEC, DEC en bureautique ou scolarité équivalente

5 ans d’expérience pertinente.

  • Maîtrise des logiciels de la suite Office.
  • Expérience en comptabilité, un atout.
  • Très bonne compétence linguistique en français (70%)
  • Habiletés reconnues pour la rédaction de texte.
  • Sens développé de la collaboration, de l’anticipation, de la planification et de l’organisation du travail.
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles.
  • Capacité de bien gérer le stress, débrouillardise.

Salaire

Peut varier entre 25,70$ et 31,17$ selon la scolarité et l’expérience.

Horaire normal de travail selon la convention collective.

Durée du contrat

Affectation temporaire à temps partiel d’une durée indéterminée.

Les personnes intéressées doivent postuler avant 16 h 30 le 27 janvier 2017.

La Télé-université souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en matière d’emploi.

or proceed with Standard Application Form.

Employment Type: Part Time
Location: Québec City, QC, CA
Posted on: 2017-01-24
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