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Ricoh Canada Inc Commis aux dossiers/Records Clerk Full Time in Montréal, QC

Ricoh Canada Inc

Branch Montréal QC CA

Position:
Commis aux dossiers/Records Clerk
Location:
Montréal, QC

Ricoh is currently looking for career-oriented individual to provide exceptional support and service related to clerical and administrative duties in a legal…

Commis aux dossiers

Êtes-vous à la recherche d’une carrière au sein d’une entreprise qui intègre des services de soutien, de consultation, d’équipement et de logiciels à la fine pointe de la technologie? Ricoh Canada Inc. est un chef de file dans le domaine des solutions de documents. Les appareils et les logiciels intégrés de Ricoh aident les entreprises à partager l’information de façon efficace et efficiente en permettant un meilleur contrôle de l’entrée, de la gestion et de la production des documents.

Pour vous aider à réussir, Ricoh fournit un programme de formation reconnu, une structure de soutien exceptionnelle et un ensemble d’avantages sociaux complet. Ricoh offre son soutien pour vous permettre de progresser dans votre carrière en favorisant les promotions internes et en aidant à la formation continue.

Ricoh est actuellement à la recherche d’un candidat axé sur sa carrière pour fournir du soutien et du service exceptionnels liés aux tâches administratives par l’intermédiaire de tout moyen de communication, y compris les guides, les bulletins, les réunions, les activités de l’entreprise, etc.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Créer des ébauches ainsi que réviser et modifier tout document écrit, au besoin.
  • Gérer la correspondance interne et externe.
  • Organiser les voyages.
  • Créer et maintenir les systèmes de classement du service.
  • Répondre aux appels.
  • Mettre à jour le calendrier.
  • Utiliser et coordonner la maintenance de l’équipement de bureau.
  • Coordonner les logistiques pour les rencontres, les réunions sur Internet et les conférences téléphoniques : emplacement, communications, ressources, etc.
  • Prendre les notes pendant les réunions, au besoin.
  • Maintenir les fichiers, les rapports et l’entrée de données dans les bases de données fonctionnelles du service.
  • Obtenir une formation polyvalente et apprendre les responsabilités au sein de l’équipe et fournir de l’assistance, au besoin.
  • Bâtir des relations professionnelles avec les clients et les autres équipes.
  • Aider la réceptionniste et les standardistes, au besoin.
  • Communiquer avec les Finances pour la résolution des écarts de budget ou l’application des dépenses.
  • Effectuer d’autres tâches qui lui sont attribuées

QUALIFICATIONS

Éducation :

  • Exige un diplôme d’études secondaires ou équivalent

EXPÉRIENCE :

  • Exige 1 à 3 ans d’expérience dans le domaine ou un domaine connexe.

COMPÉTENCES :

  • Excellentes aptitudes interpersonnelles, ainsi qu’une capacité à pouvoir développer rapidement des relations d’affaires
  • Avoir une forte motivation personnelle permettant d’obtenir des résultats
  • Excellente habileté de communication orale et écrite
  • Utilisation efficace de Microsoft Office

À propos de Ricoh Canada
Ricoh Canada Inc. est un chef de file dans le domaine des solutions de documents. Les appareils et les logiciels intégrés de Ricoh aident les entreprises à partager l’information de façon efficace et efficiente en permettant un meilleur contrôle de l’entrée, de la gestion et de la production des documents. Ricoh Canada Inc. dont le siège social est situé à Toronto est une filiale à part entière de Ricoh Corporation avec plus de 2 100 employés à l’échelle nationale.

RICOH EST UN EMPLOYEUR SOUSCRIVANT AU PRINCIPE DE L’ÉGALITÉ D’ACCÈS À L’EMPLOI

Records Clerk

Are you looking for a career with a company that integrates state of the art hardware, software, and consulting and support service? Ricoh Canada Inc. is a leading provider of document solutions. Ricoh’s fully integrated hardware and software products help businesses share information efficiently and effectively by enabling customers to control the input, management and output of documents.

To help you thrive, Ricoh provides an award-winning training program, an excellent support structure, and a comprehensive benefits package. Ricoh values their employees and want their employees to succeed with their career goals; Ricoh assists with career development by promoting from within the organization and assisting with continuing education!

Ricoh is currently looking for career-oriented individual to provide exceptional support and service related to clerical and administrative duties in a legal setting.

DUTIES AND RESPONSIBLILTIES

  • Receive and process file management requests
  • Create new files on the system
  • Open new file folders and label accordingly
  • Return or add documents to existing client files
  • Work with the practice management system to log and record documents
  • Handle and administer closed files as requested
  • Undertake all file management and file housekeeping procedures to ensure filing constantly up to date
  • Complete new matter openings
  • Understand, identify and process all principle documents within files
  • Prepare files for closing in accordance with procedures
  • Initiate archive retrieval requests
  • Maintain all filing and work areas in a tidy and orderly manner
  • Undertake copying requests, scanning, binding and finishing copied work (working with the Business Centre as applicable)
  • Assist with KYC and conflict checking procedures in accordance with the firm’s procedures
  • Carry out conduct searches
  • Ordering supplies
  • Taking and acting on instructions
  • Carrying out general administrative duties
  • Keep a record of time spent on various administrative tasks for internal purposes
  • Any ad hoc duties as requested by the business

QUALIFICATIONS

EDUCATION:

  • Requires a high school diploma or equivalent
  • Diploma or certificate from a legal program is an asset

EXPERIENCE:

  • Requires 1-3 years of experience in the legal field or related area.

SKILLS:

  • Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
  • Strong self-motivation to drive results
  • Excellent communication skills both verbal and written
  • Effective use of Microsoft Office

About Ricoh Canada
Ricoh Canada Inc. is a leading provider of document solutions. Ricoh’s fully integrated hardware and software products help businesses share information efficiently and effectively by enabling customers to control the input, management and output of documents. Ricoh Canada Inc. is a wholly owned subsidiary of Ricoh America’s Corporation with its head office located in Toronto, employing over 2,100 employees nation-wide.

RICOH IS AN EQUAL OPPORTUNITY EMPLOYER

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Employment Type: Full Time
Location: Montreal, QC, CA
Posted on: 2017-01-25
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