Overview

Mitacs Grant Management Specialist/ Spécialiste de la gestion des subventions Temporary in Montréal, QC

Mitacs

Branch Montréal QC CA

Position:
Grant Management Specialist/ Spécialiste de la gestion des subventions
Location:
Montréal, QC

Mitacs has an immediate opening for a Grant Management Specialist. Work experience in academic setting and account management is an asset….

Faites partie d’une équipe qui mise sur l’entrepreneuriat et l’innovation!

Grâce à ses programmes de recherche et de formation uniques, Mitacs permet aux chercheurs de la relève d’acquérir des compétences essentielles dans les domaines des sciences et des affaires. En collaboration avec les entreprises, les gouvernements et les universités, Mitacs soutient l’avènement d’une nouvelle économie en tablant sur la plus importante ressource de notre pays : son capital humain.

Le programme Étapes de Mitacs offre aux étudiants des cycles supérieurs et aux chercheurs postdoctoraux des ateliers de perfectionnement professionnel qui leur permettent d’acquérir les compétences recherchées par les employeurs aujourd’hui. Animés par des spécialistes du monde des affaires et de l’industrie et conçus à la lumière des consultations menées auprès d’entreprises canadiennes, ces ateliers sont structurés de manière à aborder les compétences clés des participants.

Pour connaître du succès à Mitacs, vous devez vous épanouir dans un milieu axé sur l’entrepreneuriat et miser sur le travail en équipe. Vous aimez sortir des sentiers battus et cherchez à apporter continuellement des améliorations aux programmes que nous concevons et exécutons. Mitacs est fier d’offrir des programmes novateurs de qualité destinés à des marchés particuliers et encourage tous les membres de son personnel à adopter une approche stratégique à l’égard des projets sur lesquels ils travaillent. Mitacs favorise une culture où les employés sont valorisés et respectés. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le www.mitacs.ca/fr .

DESCRIPTION DU POSTE

Mitacs a un poste de Spécialiste de la gestion des subventions de disponible immédiatement. Le Spécialiste de la gestion des subventions est responsable de coordonner tous les aspects administratifs de l’octroi de bourses de recherche en plus d’offrir de l’appui aux propositions de projet et la préparation des rapports requis. Il s’agit d’un contrat d’une année.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Les principales responsabilités incluent tant des tâches administratives que la production de rapports/s’assurer de la conformité, dont notamment :

1) Administration :

  • Gérer le cycle complet des programmes scientifiques
  • Administrer et agir comme gestionnaire de dossier pour tous les dossiers de bourses de recherche
  • Confirmer que toute la documentation et l’information requise sont fournies et confirmer l’admissibilité des demandes (qu’elles sont complètes)
  • Superviser le processus d’examen scientifique des demandes
  • Assurer la remise dans les délais des fonds à l’université
  • Fournir de la direction et de l’aide aux demandeurs pour la soumission de propositions et toute demande par rapport au programme
  • Rédiger divers types de correspondance aux demandeurs/administrations universitaires aux divers stades de leurs stages
  • Entrée de données, classement électronique et archivage de données
  • Communiquer efficacement avec divers intervenants, notamment, des gestionnaires de recherche dans les universités, des professeurs, des étudiants des cycles supérieurs et des organismes partenaires
  • Travailler en étroite collaboration avec le service des finances, l’équipe de développement des affaires, le service des programmes et l’équipe scientifique pour les garder informés de changements aux procédures et proposer des solutions pour résoudre d’éventuels problèmes
  • Mettre à jour les politiques et directives de Mitacs au besoin
  • Accomplir d’autres tâches assignées lorsque requis

2) Rapports et conformité :

  • S’assurer de la conformité avec les ententes de financement et les guides de programme
  • Appuyer la coordination et la collecte de données pour divers rapports régionaux pertinents aux bailleurs de fonds
  • Responsable de la présentation de rapports à temps et précis
  • Travailler en étroite collaboration avec le service des finances pour s’assurer que les fonds sont répartis adéquatement et assurer l’uniformité des demandes/rapports au gouvernement pour les états financiers
  • Réviser les contrats, les ententes de recherche et les propositions pour s’assurer de leur conformité avec les politiques et les procédures particulières du programme

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES :

  • Diplôme d’études secondaires et un peu d’éducation postsecondaire, commerciale ou de l’expérience en affaires et de très fortes compétences en multitâches et en communication
  • Posséder une très bonne expérience administrative
  • L’expérience de travail dans un milieu universitaire et en gestion de comptes est un atout
  • Avoir le souci du détail et de la précision est essentiel
  • Bonne capacité de travailler avec la suite Microsoft Office (c.-à-d Microsoft Word, Excel, PowerPoint)
  • Avoir de l’expérience avec des bases de données et SharePoint est un atout
  • Faire preuve d’esprit d’initiative et être en mesure de travailler dans un environnement axé sur le travail en équipe et d’équilibrer les besoins d’un certain nombre de personnes
  • La capacité de parler anglais est requis

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Be part of our innovative and entrepreneurial team!

Through unique research and training programs, Mitacs is developing the next generation of innovators with vital scientific and business skills. In partnership with companies, government and academia, Mitacs is supporting a new economy using Canada’s most valuable resource – its people.

The Mitacs Step program offers professional development workshops for graduate students and postdoctoral fellows, giving them the workplace-ready skills required by today’s employers. Facilitated by leading industry and business experts, and informed by consultation with Canadian companies, the workshops are structured to address key competencies in skills training amongst participants.

In order to be successful at Mitacs you thrive in an entrepreneurial environment and promote a team atmosphere. You are an “out of the box” thinker who strives to implement continuous improvements to the programs we design and deliver. Mitacs prides itself on delivering quality, innovative programs to specific markets and encourages all staff to have a strategic approach to the projects they are working on. Mitacs fosters a culture where all employees are valued and respected. More information can be found at www.mitacs.ca .

POSITION SUMMARY:

Mitacs has an immediate opening for a Grant Management Specialist. The Grant Management Specialist is responsible for coordinating all aspects in administration of research grant awards, as well as providing support on project proposals and preparation of required reports. This is a 1 year contract position.

KEY RESPONSIBILITIES:

Key responsibilities include both administrative and reporting/compliance requirements as follows:

1) Administration :

  • Project manage full life-cycle of scientific programs
  • Administer and act as file manager for all research grant files
  • Confirm all required documentation and information is provided and confirm eligibility of application (completeness of applications)
  • Oversee scientific review process of applications
  • Ensure timely release of funds to university
  • Provide guidance and assistance to applicants on proposal submission and any inquiries regarding the relevant program
  • Draft various types of correspondence to applicants/university administration at various stages of their internship
  • Data entry, electronic filing, and data archiving
  • Communicate effectively with various university research administration, professors, graduate students, and partner organizations
  • Work closely with Finance Department, Business Development team, Programs Department, and Science team to keep them informed of procedural changes, and offer solutions to possible problems
  • Update Mitacs policies and guidelines as required
  • Other duties assigned from time to time

2) Reporting and Compliance :

  • Ensure compliance with funding agreements and program guides
  • Assist in coordination and data collection for various relevant regional reports to funding agencies
  • Responsible for timely and accurate reporting
  • Work closely with Finance Department to ensure appropriate funding allocation applied and ensure consistency of government claims/reports to financial statements
  • Review contracts, research agreements, and proposals to ensure compliance with policies and procedures for the specific program

REQUIRED SKILLS AND EXPERIENCE:

  • High school diploma, plus some post-secondary education, commercial or business experience and very strong multi-tasking and communication skills
  • Strong administrative background
  • Work experience in academic setting and account management is an asset
  • Attention to detail and accuracy are essential
  • Good working knowledge of Microsoft Office Suite (i.e. Microsoft Word, Excel, PowerPoint)
  • Experience with databases and SharePoint is an asset
  • Self-motivated, able to work in a team environment and balance the needs of a number of individuals
  • Bilingualism in French and English is an asset, but not required

Our values motivate everything we do and all the decisions we make. Read more about our values here to get a better understanding of Mitacs prior to applying.

Mitacs fosters a culture where creativity and innovation is valued and encouraged. We offer a comprehensive benefits package and a team based work environment. Mitacs values the contributions of a diverse workforce and is an Equal Employment Opportunity employer.

or proceed with Standard Application Form.

Employment Type: Temporary
Location: Montreal, QC, CA
Posted on: 2016-09-20
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