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Manulife Administrative Assistant Full Time in Montréal, QC

Manulife

Branch Montréal QC CA

Position:
Administrative Assistant
Location:
Montréal, QC

Son siège social mondial se situe à Toronto, au Canada, et elle est inscrite aux bourses de Toronto, de New York et des Philippines sous le symbole « MFC »,…

Description

*** English will follow ***
Recherchez-vous des possibilités illimitées de perfectionnement et de réussite? En proposant un travail qui apporte des défis dans un environnement souple et coopératif, nous pouvons aider nos clients à réaliser leurs rêves et leurs aspirations.

La Distribution de Manuvie est un chef de file incontesté dans la distribution de services financiers par l’entremise de conseillers; elle offre à ses multiples réseaux de distribution des services adaptés aux besoins en constante évolution de ses distributeurs. Nous sommes réputés pour mettre nos meilleurs employés au service des meilleurs conseillers du Canada, tous les jours.
Nous cherchons une personne dynamique et très motivée pour pourvoir un poste d’adjoint administratif affecté à l’équipe des ventes de la Gestion de patrimoine. Le titulaire du poste fournira un soutien administratif au vice-président régional, aux vice-présidents adjoints, au directeur principal et aux membres de leurs équipes respectives. Il devra faire preuve d’un excellent sens critique et de professionnalisme et respecter la confidentialité des renseignements dans le cadre de situations délicates exigeant du tact et de la diplomatie. Responsabilités :

Fournir au quotidien un soutien administratif à l’équipe de haute direction (gestion d’agenda, communications, priorisation des tâches, système d’information de gestion, rapports, présentations PowerPoint, paiement de factures, etc.).
Aider à la réorganisation du territoire.
Organiser des réunions, des conférences téléphoniques et des voyages.
Tenir à jour les listes de distribution électronique, les répertoires téléphoniques et les carnets d’adresses.
Faire les préparatifs pour l’arrivée de nouveaux employés (commander les ordinateurs, les codes d’utilisateur, les appareils de type BlackBerry, les codes d’accès, etc.).
Voir à ce que tout le matériel soit retourné en réserve lors d’une cessation d’emploi.
Commander la papeterie et les fournitures de bureau
Faire office de personne-ressource pour la réparation et l’entretien du matériel.
Faire les réservations relatives aux déplacements (billets d’avion et hébergement), assurer la coordination y afférente et administrer les dépenses dans Concur pour les membres de la haute direction et du personnel prenant part à des conférences.
Participer à la création des rapports budgétaires et à l’établissement des prévisions.
Aider à la production et à la distribution des rapports.
Être chargé d’une grande variété de projets spéciaux de portée nationale.
Créer des rapports ou des présentations en format MS Word, Excel et PowerPoint.

*** English ***

Are you looking for unlimited opportunities to develop and succeed? With work that challenges and makes a difference and a flexible and supportive environment, we can help our customers achieve their dreams and aspirations.

Manulife Financial’s Distribution organization holds a dominant leadership position for advisor-based financial services distribution, supporting multiple channels by matching our services to our distributors’ changing needs. We are renowned for putting the best people in front of Canada’s best advisors, everyday.

An opportunity exists for an energetic, highly motivated Administrative Assistant to support the Wealth Management Sales Team. The incumbent will provide administrative support to the Regional Vice President, AVPs, Director and their respective teams. This position requires strong judgment, professionalism and confidentiality in dealing with high profile situations that require tact and diplomacy.

Responsibilities:
Provide day to day administrative support to the Senior Management Team (calendaring, communication, prioritizing of tasks, MIS, reports, Power Point presentations, pay invoices, etc.) Assisting in territory re-alignment
Schedule meetings/teleconference calls and travel arrangements
Maintaining e-mail distribution lists, phone and address lists
Setting up office for new hires (ordering PC, IDs, BlackBerry, Access, etc.)
Ensuring all equipments are returned to Inventory upon termination
Ordering stationery and Pantry supplies
Go to person for equipment repair and maintenance
Coordinate, book (flights/accommodation) and administer concur expenses travel arrangements for Senior Management and staff attending various conferences
Assist with budget reports/forecasts
Assist with collating/distributing reports
Will be tasked with a variety of special projects, national in scope.
Produce reports/presentations in MS Word, Excel and PowerPoint

Qualifications

Compétences Excellentes aptitudes en communication.
Excellente connaissance des logiciels, notamment Word, Excel et PowerPoint.

Expérience à titre d’adjoint administratif.
Expérience au sein d’une grande entreprise.
Qualités

Compétences pour l’analyse, la recherche, la prise de décisions et la résolution de problèmes et de conflits.
Excellentes aptitudes en service à la clientèle.
Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et capacité démontrée d’exercer son influence et de négocier, de désamorcer des situations tendues, de réconcilier les parties, de régler des problèmes mettant en cause des clients et de concevoir des solutions avantageuses pour tous.
Professionnalisme et capacité de jugement manifestes.
Excellent sens de l’organisation, de la priorisation et de la gestion du temps, et capacité à accomplir des tâches multiples.
Compétences techniques supérieures dans l’application des outils administratifs.
Très bonnes aptitudes pour les communications orales et écrites.

À Propos de Manuvie
La Société Financière Manuvie, groupe mondial et chef de file des services financiers, vise à rendre les décisions des gens plus simples et à les aider à vivre mieux. Elle exerce ses activités principalement sous les noms John Hancock aux États-Unis et Manuvie ailleurs dans le monde. Elle propose des conseils financiers ainsi que des solutions d’assurance, de gestion de patrimoine et de gestion des actifs à des particuliers, à des groupes et à des institutions. À la fin de 2017, elle comptait environ 35 000 employés, 73 000 agents et des milliers de partenaires de distribution au service de plus de 26 millions de clients. Au 31 mars 2018, son actif géré et administré se chiffrait à plus de 1 100 milliards de dollars canadiens (850 milliards de dollars américains) et, au cours des 12 mois précédents, elle avait versé à ses clients 26,9 milliards de dollars. Elle exerce ses activités principalement en Asie, au Canada et aux États-Unis, où elle est présente depuis plus de 100 ans. Son siège social mondial se situe à Toronto, au Canada, et elle est inscrite aux bourses de Toronto, de New York et des Philippines sous le symbole « MFC », ainsi qu’à la Bourse de Hong Kong sous le symbole « 945 ».

*** English ***
Excellent communication skills

Excellent PC skills, including Word, Excel and PowerPoint
Experience as an Administrative Assistant
Experience in a large corporate environment

Attributes:
Analytical, research, problem solving, decision-making and conflict resolution skills.
Excellent customer service skills.
Strong interpersonal skills with proven ability to influence and negotiate, to defuse, reconcile and remedy customer issues and create win-win solutions.
Strong demonstrated professionalism and judgment
Excellent organization, multi-tasking, prioritization skills and time management.
Superior technical experience in the application of Administrative tools
Solid communication skills both verbal and written

About Manulife Manulife Financial Corporation is a leading international financial services group that helps people make their decisions easier and lives better. We operate primarily as John Hancock in the United States and Manulife elsewhere. We provide financial advice, insurance, as well as wealth and asset management solutions for individuals, groups and institutions. At the end of 2017, we had about 35,000 employees, 73,000 agents, and thousands of distribution partners, serving more than 26 million customers. As of March 31, 2018, we had over $1.1 trillion (US$850 billion) in assets under management and administration, and in the previous 12 months we made $26.9 billion in payments to our customers. Our principal operations are in Asia, Canada and the United States where we have served customers for more than 100 years. With our global headquarters in Toronto, Canada, we trade as ‘MFC’ on the Toronto, New York, and the Philippine stock exchanges and under ‘945’ in Hong Kong.

Category:
Sales Group

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Employment Type: Full Time
Location: Montreal, QC, CA
Posted on: 2018-05-25
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