Overview

Legal Aid Ontario Legal Aid Ontario Intern Internship in Toronto, ON

Legal Aid Ontario Legal Aid Ontario

Branch Toronto ON CA

Position:
Intern
Location:
Toronto, ON

Customer service experience. Legal Aid Ontario employees are committed to making a difference in the lives of our clients….

Version française
Legal Aid Ontario employees are committed to making a difference in the lives of our clients.

As an integral partner in the Justice system, working at Legal Aid Ontario is more than just a job. It’s an opportunity to help people who need it the most; to ensure each client receives the access to justice afforded to them under the law.

If you are looking for a new challenge in your already meaningful career with a team dedicated to justice, and innovation in a flexible and supportive work environment consider this opportunity below.

Job Title: Intern

Assignment: 4 month contract (ending March 2017)

Reports to: Director – Legal Services Refugee & Immigration GTA

Area of Search: Internal and External

Primary function : This position will be responsible for answering a multi-line console in both English and French and responding to routine inquiries and/or directing the caller to the appropriate person or department in a courteous and efficient manner. This position performs a variety of day-to-day receptionist duties that support the effective operations of the Refugee and Immigration Services Division in the GTA, in accordance with LAO policies and procedures.

Main duties of the job:

  • Courteously greets all visitors to the office
  • Contacts staff at Legal Services with in-take information
  • Answers all incoming calls, and provides information to general inquiries and/or refers caller appropriately.
  • Utilizes computer to retrieve and enter data and for creating memos, letters, reports, etc.
  • Orders and prepares courier services (Puralator, Globex or Process Servers)
  • Maintains the tidiness of the reception area
  • Arranges appointments for staff as required and enters appointments in Legal Services SharePoint site
  • Arranges for couriers and process servers as required
  • Supports the Business Manager/Director/Executive Lead in the daily operation of the Refugee and Immigration Services GTA Division
  • Assists SLARI group with triaging files and authorizing where appropriate
  • Checks legal service mailbox and triaging emails out to appropriate staff
  • Checks legal service fax and triaging out to appropriate staff.
  • Performs other general office duties as assigned

Required Skills & Qualifications:

  • Effective listening skills and information processing skils in order to effectively respond to and/or redirect telephone queries and complaints and to assist in diffusing irate callers.
  • Written and oral competency in English and oral competency in French.
  • Computer skills necessary to use software applications (Microsoft Office) for data entry and retrieval.
  • Demonstrated ability to use latest communication technologies including Smartphones; Blackberry’s and iPhone.
  • Must have intermediate knowledge of the following Microsoft programs; Word, Excel, PowerPoint. Experience with Access would be an asset.
  • Ability to work independently and to exercise judgement in releasing appropriate information.

Preferred skills and qualifications

  • Customer service experience
  • Experience in operating a multi-line console and directing calls

Salary: $15 per hour

Candidates interested in this opportunity must respond by

November 11, 2016

And you must quote the following competition number in the subject of your document:

LAO-080-16

All internal candidates, please refer to the Internal Transfer Policy , prior to applying.

Only those candidates selected for an interview will be notified.
Legal Aid Ontario values integrity, respect, responsiveness, excellence, independence, accountability, openness and consistency. Our recruitment process reflects our commitment to diversity and inclusion. Accommodation is available under the Ontario Human Rights Code .

Détails de l’emploi

Legal Aid Ontario

Principale catégorie

Soutien administratif

Catégories d’emploi

Légal: autre services

Type de poste

Stage

Région

ON – Région du Grand Toronto

Location(s)

Downtown Toronto

Niveau de carrière

Étudiant(e)

Salaire

15

Annonce en ligne depuis

11/01/2016

Échéance de la demande

11/11/2016

Stagiaire

English Version
Le personnel d’Aide juridique Ontario est déterminé à faire une différence dans la vie de ses clients.

En tant que partenaire à part entière du système de justice, Aide juridique Ontario (AJO) offre à ses employés plus qu’un emploi. Elle offre l’occasion d’aider les personnes qui en ont le plus besoin en faisant en sorte que chaque client reçoive l’accès à la justice que lui confère la loi.

Si vous cherchez à ajouter un nouveau défi à une carrière déjà enrichissante, au sein d’une équipe œuvrant en faveur de la justice et dans un milieu innovant, souple et favorable, songez à la possibilité ci-dessous :

Titre du poste : Stagiaire

Affectation : Contrat de 4 mois (se terminant en mars 2017)

Superviseur immédiat : Directrice – Services juridiques en droit de l’immigration et des réfugiés de la RGT

Secteur de recherche : Poste ouvert aux candidats internes et externes

Fonction principale : Le ou la titulaire de ce poste sera chargé(e) d’utiliser un poste téléphonique multiligne, de répondre aux appels en français et en anglais, de gérer les demandes courantes et de rediriger ses interlocuteurs vers la personne ou le service adaptés, le tout de façon courtoise et efficace. Cet emploi nécessite l’exécution de diverses tâches liées au poste de réceptionniste qui viennent appuyer le bon fonctionnement des Services juridiques en droit de l’immigration et des réfugiés dans la RGT, conformément aux politiques et procédures d’AJO.

Principales fonctions :

  • Accueillir de façon courtoise tous les visiteurs;
  • Contacter le personnel des Services juridiques et communiquer les renseignements recueillis durant l’accueil du client;
  • Répondre à tous les appels entrants et fournir des renseignements d’ordre général et rediriger au besoin l’interlocuteur vers la personne ou le service qui convient;
  • Utiliser un ordinateur pour consulter ou consigner des données et pour rédiger des notes, des lettres, des rapports, etc.;
  • Commander les services de messagerie et préparer les envois (Purolator, Globex ou huissiers);
  • Maintenir la propreté de l’aire d’accueil;
  • Organiser les rendez-vous pour le personnel tel que demandé et saisir les rendez-vous sur l’espace dédié aux Services juridiques sur Sharepoint;
  • Prendre des arrangements avec les services de messagerie et de huissiers, tel que requis;
  • Appuyer le chef de la gestion des activités, la directrice, le directeur général de projet, au bon fonctionnement des Services juridiques en droit de l’immigration et des réfugiés de la RGT;
  • Aider le personnel chargé des conseils juridiques sommaires en droit des réfugiés et de l’immigration à trier les dossiers et à gérer les autorisations, au besoin;
  • Consulter la boîte de réception des services juridiques et procéder au triage des courriels pour les renvoyer vers la ou les personnes concernées;
  • Récupérer les télécopies reçues et les remettre aux membres du personnel concernés;
  • Effectuer d’autres tâches administratives générales, tel que requis.

Compétences requises

  • Capacité d’écoute et compétences en traitement de l’information efficaces afin de répondre aux questions par téléphone ou d’acheminer les demandes et les plaintes et d’aider à calmer les interlocuteurs irrités;
  • Capacité à communiquer oralement et par écrit en anglais et oralement en français;
  • Compétences informatiques nécessaires à l’utilisation des applications logicielles (Microsoft Office) pour la saisie et la récupération des données;
  • Capacité manifeste à utiliser les dernières technologies en matière de communication notamment les téléphones intelligents, BlackBerry et iPhone;
  • Connaissance de niveau intermédiaire de l’utilisation des logiciels de la suite Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint. Expérience de l’utilisation du logiciel Access, un atout;
  • Capacité à travailler de façon indépendante et à faire preuve de discernement pour la communication de renseignements.

Compétences privilégiées

  • Expérience en matière de service à la clientèle;
  • Expérience d’utilisation d’un poste téléphonique multiligne et de gestion des appels.

Salaire : 15,00 $ de l’heure

Les personnes qui désirent poser leur candidature doivent le faire d’ici le

11 novembre 2016

Vous devez indiquer le numéro de concours dans la case objet de votre document :

LAO-080-16

Les personnes qui souhaitent postuler à l’interne sont priées de consulter la Politique de transfert interne (en anglais seulement), avant de poser leur candidature.

Nous ne communiquerons qu’avec les personnes convoquées en entrevue.

Aide juridique Ontario attache une grande valeur à l’intégrité, au respect, à la réceptivité, à l’excellence, à l’indépendance, à l’imputabilité, à la transparence et à la cohérence. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Des accommodements peuvent être faits, conformément aux politiques et directives de la Commission ontarienne des droits de la personne .

or proceed with Standard Application Form.

Employment Type: Internship
Location: Toronto, ON, CA
Posted on: 2016-11-02
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