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Jewish General Hospital Administrative Technician Part Time in Notre-Dame-de-Grâce, QC

Jewish General Hospital

Branch Notre-Dame-de-Grâce QC CA

Position:
Administrative Technician
Location:
Notre-Dame-de-Grâce, QC

Sous la responsabilité de la coordonnatrice, la personne effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du…

Personne qui effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l’analyse de données.

Ce titre d’emploi comprend également la personne qui est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et qui voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Doit détenir, selon le champ d’activités requis, un diplôme de fin d’études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport.

Cet emploi comprend également les personnes qui, suite à une expérience pertinente, détiennent un certificat d’études collégiales en techniques administratives.

Sous la responsabilité de la coordonnatrice, la personne effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette, l’analyse de données et la production de documents clés pour le département de la Qualité.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
• Superviser les opérations administratives quotidiennes du service.
• Assister la coordonnatrice et met au point des interventions et des projets spéciaux visant à améliorer l’efficacité du service.
• Superviser et organiser le personnel administratif :
o veille à ce que toutes les tâches soient exécutées et les demandes traitées de manière efficace et en temps opportun;
o embauche et forme tous les nouveaux membres du personnel administratif;
o prépare les évaluations de rendement de tous les membres du personnel administratif.
• Concevoir et superviser les rapports de base de données relatifs aux différents programmes des services.
• Fournir les rapports requis sur, entre autres, les dépenses et les exigences budgétaires du service tout en faisant en sorte que les contraintes budgétaires soient respectées.
• Fournir les rapports concernant les heures travaillées, les heures non travaillées, les remplacements, les non-remplacements et les heures projetées.
• Fournir les rapports requis sur les statistiques du service.
• Faire la validation des rapports de données.
• Superviser tout achat fait par le service (matériel).
• Veiller à ce qu’il y ait toujours un employé à la réception et à ce que l’on réponde aux besoins du personnel clinique.
• Vérifier que toutes les tâches sont exécutées et les demandes traitées de manière efficace et en temps opportun.
• Établir les priorités du travail administratif, répartir le travail ainsi que celui des bénévoles et en assurer la qualité.
• Gérer l’agenda et convoquer les réunions de la coordonnatrice et de l’ensemble des membres du personnel du service.
• Préparer et rédiger le procès-verbal des réunions.
• Participer à la coordination des formations du personnel et les conférences.
• Tenir le chef du service informé de toute question ou de tout problème dans les secteurs sous sa supervision.
• Assurer un suivi de toute rémunération liée aux questions telles les vacances et les demandes de congé, les jours de maladie et les jours fériés, y compris le nom de ceux qui sont payés et de ceux qui ne le sont pas.
• Participer à la gestion de la base de données Espresso Payroll.
• Aviser la coordonnatrice et le chef du service s’il estime que la sécurité des patients peut être compromise.
• Accomplit toute autre tâche connexe que peut lui demander le chef du service.

Requirements :
• Diplôme de fin d’études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère.
• Minimum de deux (2) ans d’expérience dans un emploi similaire.
• Expérience dans le réseau de la santé spécifiquement en gestion des risques est un atout.
• Connaissance de Gesrisques, SISSS, échelle de gravité et l’expérience patient Androfact/SEQUS est un atout considérable.
• Connaissance de Word et connaissance approfondie d’Excel (tableaux croisés).
COMPÉTENCES
• Communication interpersonnelle
• Travail d’équipe
• Sens des priorités
• Orientation vers la clientèle

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    Employment Type: Part Time
    Location: Montréal, QC, CA
    Posted on: 2016-10-30
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