Overview

Exactis Innovation Site coordinator Full Time in Montréal, QC

Exactis Innovation

Branch Montréal QC CA

Position:
Site coordinator
Location:
Montréal, QC

Exactis Innovation (Exactis) is a Canadian not-for-profit organization created in 2014 with funds from a public/private sector collaboration, including the…

PLEASE SEE ENGLISH BELOW

Exactis Innovation (Exactis) est une organisation à but non lucratif, née en 2014 de fonds issus d’une collaboration entre les secteurs privé et public, incluant le Réseau des centres d’excellence (RCE) initié par le gouvernement canadien, ainsi que plusieurs entreprises pharmaceutiques, de biotechnologie, et d’organismes de recherche à but non lucratif.

Exactis a concentré ses efforts sur la création d’un réseau de recherche en médecine personnalisée à la fois fort et agile. Au cœur de ce réseau se trouve la plateforme Personnalisez Mon Traitement (PMT), dont le fonctionnement est basé sur un protocole de consentement de patients pour la collecte d’échantillons de tissus, la conservation de données cliniques, le profilage moléculaire et le jumelage avec des essais cliniques en cours au niveau national.

L’infrastructure de ce réseau comprend une base de données centrale, des biobanques reliées entre elles et un laboratoire moléculaire de pointe. Pour plus d’information, visitez www.exactis.ca.

Coordonnateur(trice) de sites

Sommaire de la fonction

Le coordonnateur de site se rapporte au Directeur scientifique d’Exactis et travaille étroitement avec l’équipe opérationnelle pour coordonner et soutenir l’initiative Personnalisez Mon Traitement (PMT) aux sites partenaires à travers le Canada.

Tâches principales

Implantation de PMT dans les sites partenaires:

  • Coordonne l’étude de faisabilité des sites
  • Conçoit et exécute les visites d’initiation pour former le personnel des sites sur les directives règlementaires et les procédures PMT en vigueur
  • Coordonne les soumissions aux comités éthiques locaux, suit ces soumissions jusqu’à leur résolution, et documente les soumissions éthiques de manière adéquate
  • Contribue à la maintenance d’un registre centralisé dans lequel sont consignées les mises à jour des statuts, du personnel et de la documentation PMT pour chacun des sites

Monitoring et support aux sites PMT:

  • Planifie et conduit des visites de monitoring : vérifie les activités des sites pour s’assurer de la conformité aux directives règlementaires et procédures PMT, ainsi que de la qualité et de l’exactitude des données collectées par les sites d’étude, et contrôle le recrutement des participants, tout en veillant à leur sécurité et à leur protection
  • Forme le personnel PMT sur le portail centralisé PMT pour l’enregistrement et la saisie électronique des données des participants
  • Signale les déviations et incidents et collabore avec les sites pour s’assurer de la mise en place d’actions correctrices et préventives
  • Communique de manière proactive avec les sites pour résoudre les problèmes, répondre aux questions et gérer les demandes
  • Rapporte tout problème sérieux, marquant et récurrent aux sites PMT
  • Établit des relations de travail professionnelles avec le personnel des sites

Facilitation de projet:

  • Contribue au développement et à la maintenance de la documentation interne et externe d’Exactis, comme par exemple, instructions de site, brochures du projet, procédures opérationnelles normalisées (SOP), formulaires de consentement éclairés (ICF), formulaires de rapports de cas (CRF), etc.
  • Travaille en étroite collaboration avec l’équipe opérationnelle d’Exactis pour remplir les exigences de PMT, comme par exemple, les mises à jour du comité d’éthique de la recherche (REB), de l’implantation du portail PMT, etc.
  • Communique les statistiques de recrutement et données métriques des sites à l’équipe, sur une base régulière

NOTE : Cette rubrique n’est ni exhaustive, ni complète, et se veut une description générale de la nature du travail à accomplir pour ce poste. Elle ne doit pas être perçue comme une liste exhaustive et complète de toutes les tâches et responsabilités requises pour ce travail. Le titulaire de ce poste pourrait être demandé à exécuter certaines tâches hors-mandat occasionnellement et selon les besoins.

Exigences:

  • 2-5 années d’expérience en recherche clinique
  • Diplôme en sciences de la santé
  • Excellentes aptitudes rédactionnelles
  • Parfaitement bilingue (français et anglais)
  • Maîtrise de MS Office (Outlook, Excel, Word, Powerpoint)
  • Expérience en gestion de site considérée comme un atout
  • Expérience en oncologie considérée comme un atout
  • Capacité de planifier et remplir les exigences en fonction des échéanciers
  • Capacité à travailler au sein d’une équipe multidisciplinaire
  • Disposition à voyager au Canada (jusqu’à 10% du temps)

Localisation:

Ce poste est basé à Montréal, dans le secteur Côte-des-Neiges.

Traitement:

L’entreprise offre une rémunération compétitive comptant un programme d’avantages sociaux intéressant.

Ce poste est à pourvoir immédiatement. Les personnes intéressées doivent faire parvenir avant le 3 Mars à 16h00 leurs curriculum vitæ et lettre de motivation aux coordonnées suivantes

Nous vous remercions de votre intérêt. Toutefois, seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.

Exactis Innovation (Exactis) is a Canadian not-for-profit organization created in 2014 with funds from a public/private sector collaboration, including the Canadian Government Business-Led Networks of Centres of Excellence, and several pharmaceutical, biotech, not-for-profit and research organizations. Exactis aims to build an integrated, agile research network for personalized medicine.

At the heart of the network is the PMT Platform: a central patient consent protocol for longitudinal tissue sample collection, curation of clinical data, molecular profiling and clinical trial matching across the country. The infrastructure of this network is comprised of a central database, coordinated biobanks and a state of the art molecular laboratory.

For more information, visit www.exactis.ca.

Site Coordinator

Job description

The Site Coordinator reports to the Chief Scientific Officer of Exactis and works closely with the Exactis operational team to coordinate and support the Personalize My Treatment (PMT) initiative at participating sites across Canada.

Key responsibilities

Implementation of PMT at Participating Sites:

  • Coordinates site feasibility assessments
  • Designs and delivers site initiation visits to train site personnel on applicable regulatory guidelines and PMT procedures
  • Coordinates submissions to local ethics committees, follows submissions to resolution, and documents ethics submissions appropriately
  • Contributes to the maintenance of centralized logs to track updates of site status, site personnel, and PMT documentation at sites

Monitoring and Support of PMT Sites:

  • Plans and conducts monitoring visits: reviews site activities for compliance to regulatory guidelines and PMT procedures, ensures the quality and timeliness of data collection by study sites, monitors patient recruitment, and ensures the safety and protection of PMT participants
  • Trains PMT site personnel on the centralized PMT portal for participant registration and electronic data capture
  • Ensures appropriate deviation/incident reporting and collaborates with sites to ensure the adoption of corrective/preventative actions
  • Proactively communicates with sites to resolve issues, answer questions, and manage requests
  • Appropriately escalates any serious, outstanding or recurrent problems at PMT sites
  • Builds collaborative and professional relationships with site personnel

Project Facilitation:

  • In collaboration with the Exactis operational team, contributes to the development and maintenance of internal and external Exactis documentation (e.g., site instructions, project brochures, SOPs, ICF, CRF instructions, etc.)
  • Works closely with the Exactis operational team to fulfil PMT deliverables (e.g., REB updates, PMT portal implementation, etc.)
  • Communicates recruitment statistics and site status metrics to the team on a regular basis

NOTE: This section is neither exhaustive nor comprehensive, and is intended as a general description of the nature of the work to be done for this position. It should not be seen as a full and complete list of all the tasks and responsibilities required for this position. The incumbent may occasionally be asked to perform certain tasks off mandate and as needed.

Requirements:

  • 2-5 yrs experience in clinical research
  • Health sciences degree
  • Strong writing skills
  • Perfectly bilingual (French and English)
  • Proficiency in MS Office (Outlook, Excel, Word, Powerpoint)
  • Site management experience considered an asset
  • Experience in oncology considered an asset
  • Ability to prioritize and fulfil deliverables according to deadlines
  • Ability to work as part of a multi-disciplinary team
  • Willingness to travel nationally up to 10% of time

Location:

This position is located in Montreal, in the Côte-des-Neiges sector.

Wages:

The company offers a competitive remuneration as well as an attractive employee’s benefit plan.

This position is to be filled immediately. Please send your curriculum vitae and cover letter before March 3rd at 4 pm

We thank all candidates for their interest. However, we will only be contacting those selected for an interview.

Type d’emploi : Temps Plein

Localisation du poste:

  • Montréal, QC

Formation(s) exigée(s) :

  • Bachelor’s

or proceed with Standard Application Form.

Employment Type: Full Time
Location: Montreal, QC, CA
Posted on: 2017-02-10
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