Overview

Colliers International Receptionist / Administrative Assistant Full Time in Montréal, QC

Colliers International

Branch Montréal QC CA

Position:
Receptionist / Administrative Assistant
Location:
Montréal, QC

CIGI) is an industry-leading global real estate services company with 15,000 skilled professionals operating in 68 countries….

À propos de Colliers International

Colliers International Group Inc. (NASDAQ et TSX: CIGI) est un chef de file mondial des services immobiliers comptant 15 000 professionnels chevronnés répartis dans 68 pays. Faisant preuve d’un grand esprit d’entreprise et d’un engagement marqué, les professionnels de Colliers offrent aux occupants, aux propriétaires et aux investisseurs immobiliers du monde entier une gamme complète de services : conseils stratégiques; vente, location et gestion financière de propriétés; solutions globales d’entreprise; gestion immobilière, gestion des installations et gestion de projets; solutions pour les lieux de travail; services d’évaluation et services-conseils fiscaux; recherche personnalisée; services-conseils en leadership éclairé.

Les professionnels de Colliers pensent différemment. Ils ont d’excellentes idées et offrent des conseils judicieux et des solutions novatrices qui aident les clients à accélérer leur réussite. Colliers a été classée parmi les 100 meilleures sociétés mondiales d’externalisation par l’IAOP (International Association of Outsourcing Professionals) pendant 12 années consécutives, soit plus que toute autre société de services immobiliers.

Poste :

Nous sommes à la recherche d’un réceptionniste qui travaillera du bureau de notre client à Boucherville. Le candidat retenu devra offrir un service à la clientèle hors pair tant aux clients externes qu’aux clients internes en recevant les appels et en traitant l’information de façon efficace. Le réceptionniste, qui représente Colliers lors de la prise de contact initiale, accueillera également les visiteurs et agira en tout temps avec discernement, discrétion, enthousiasme et professionnalisme.

Sommaire des responsabilités fondamentales :

  • Accueillir les clients avec professionnalisme, en personne et au téléphone.
  • Transférer les appels rapidement et sans commettre d’erreurs.
  • Acheminer tous les colis et toutes les télécopies entrantes rapidement et sans commettre d’erreurs.
  • Gérer les réservations des salles de conférence et les besoins en matière de traiteur.
  • Préparer et apporter le courrier sortant dans l’espace dédié au courrier. Récupérer, ouvrir et distribuer tout le courrier entrant.
  • Offrir du soutien principal ou de second plan en matière de traitement de texte pour le bureau.
  • Commander et conserver les fournitures de bureau, ce qui comprend les commandes de café.
  • Veiller au bon ordre du bureau, de la cuisine et des salles de conférence.
  • Offrir du soutien à l’égard de tâches administratives générales au bureau et au gestionnaire immobilier adjoint, comme la photocopie, le classement, l’impression et la numérisation de documents.
  • Appuyer le programme en matière de développement durable et le signalement.
  • Effectuer d’autres tâches, le cas échéant.

Compétences requises :

  • Au moins deux ans d’expérience dans un poste de réceptionniste ou administratif.
  • Bonnes compétences interpersonnelles, y compris la capacité à garder son calme et à rester poli dans toutes les situations.
  • Excellentes compétences en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Connaissance pratique des systèmes d’accueil téléphonique et de messagerie vocale, un atout.
  • Connaissance et expérience de base à l’égard de la suite Microsoft Office et du Web.
  • Courtoisie et habileté démontrées en matière de relations professionnelles et interpersonnelles (au téléphone et en personne).
  • Discrétion et respect de la confidentialité, le cas échéant.
  • Dynamisme et esprit d’initiative.
  • Compétences d’organisation solides et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois efficacement au cours de la journée.
  • Capacité à apprendre rapidement – assimiler de manière rapide et précise des renseignements au sujet de l’entreprise (personnel et services).
  • Capacité à travailler seul ou en équipe.
  • Capacité à travailler avec un minimum de supervision.

Si vous aimez travailler dans un environnement optimiste, dynamique et stimulant où l’on met l’accent sur les interactions sociales et commerciales, nous vous invitons à soumettre votre candidature.

Colliers favorise l’équité en matière d’emploi et la diversité de sa main-d’œuvre. Colliers encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature et s’engage à fournir aux candidats handicapés toutes les mesures d’adaptation requises qui n’imposent pas de contrainte excessive à toutes les étapes du processus de recrutement et de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pour participer au processus de recrutement, veuillez communiquer avec l’équipe de recrutement par courriel à [email protected] .

About Colliers International

Colliers International Group Inc. (NASDAQ and TSX: CIGI) is an industry-leading global real estate services company with 15,000 skilled professionals operating in 68 countries. With an enterprising culture and significant employee ownership, Colliers professionals provide a full range of services to real estate occupiers, owners and investors worldwide. Services include strategic advice and execution for property sales, leasing and finance; global corporate solutions; property, facility and project management; workplace solutions; appraisal, valuation and tax consulting; customized research; and thought leadership consulting.

Colliers professionals think differently, share great ideas and offer thoughtful and innovative advice that help clients accelerate their success. Colliers has been ranked among the top 100 global outsourcing firms by the International Association of Outsourcing Professionals for 12 consecutive years, more than any other real estate services firm.

Position:

We are seeking a Receptionist to be located at our client’s location in Boucherville. The successful candidate will be responsible for providing exceptional customer service to both external and internal clients through the efficient processing of calls and handling of information. Representing Colliers as the first point of contact, the ideal candidate will also greet visitor’s and at all times will act with tact, discretion, enthusiasm, and professionalism.

Summary of Essential Job Functions:

  • Greet clients professionally in person and over the telephone.
  • Direct all incoming calls promptly and accurately.
  • Direct all courier packages and incoming faxes promptly and accurately.
  • Managing booking of boardrooms, and catering needs.
  • Prepare and take all outgoing mail to mail area. Retrieve, open and distribute all incoming mail.
  • Provide primary and back up word processing for the office.
  • Order and maintain office supplies, including coffee orders.
  • Maintain office, kitchen and boardroom areas.
  • General administrative support for the office and Assistant Property Manager which includes, photocopying, filing, printing, and scanning.
  • Assist with sustainability program and reporting.
  • Other duties as required.

Required Skills:

  • At least two years of experience in a receptionist or administrative role.
  • Must possess good interpersonal skills including the ability to maintain composure and a polite manner under all circumstances.
  • Possesses excellent oral and written communication skills in French and English.
  • Working knowledge of switchboards and voice mail systems are an asset.
  • Basic knowledge and experience with MS Office products and the Internet is required.
  • Demonstrated professional and courteous interpersonal skills (telephone and in-person).
  • Is discreet; understands when confidentiality is required.
  • High level of energy and initiative.
  • Strong organizational skills and highly effective at managing multiple tasks throughout the work day.
  • A quick study – is able to learn about the company (people and departments) quickly and accurately.
  • Works well independently as well as part of a team.
  • Is able to work with minimal supervision.

If you enjoy working in an optimistic, energetic and dynamic work environment that emphasizes social as well as business interaction, then we invite you to apply.

Colliers is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. Colliers encourages applications from all qualified individuals and will accommodate applicants’ disability-related needs, up to the point of undue hardship, throughout all stages of the recruitment and selection process. If you require a disability-related accommodation in order to participate in the recruitment process, please contact the recruitment team by email at [email protected] .

or proceed with Standard Application Form.

Employment Type: Full Time
Location: Montreal, QC, CA
Posted on: 2018-01-10
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