Broccolini Adjoint(e) administratif(ve) aux projets de construction Full Time in Montréal, QC

Overview

Broccolini

Branch Montréal QC CA

Position:
Adjoint(e) administratif(ve) aux projets de construction
Location:
Montréal, QC

Create and organize construction documents. Ouverture et classement des documents de construction. Broccolini is a family-owned, single-source provider of…

Broccolini est une entreprise familiale et un fournisseur unique de services en construction, en développement et en immobilier. Notre entreprise dessert, au Canada, les marchés industriels, commerciaux et résidentiels. Broccolini est reconnu pour la qualité de son travail, ses technologies innovatrices, sa franche collaboration et ses normes de qualité exceptionnelles

Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) aux projets de constructionpour un de nos projets situé au centre-ville de Montréal. Venez faire partie de notre équipe en pleine croissance et profitez d’un environnement stimulant qui permet de vous réaliser projet après projet.

Le/la titulaire du poste fera partie intégrante de l’équipe de projet et aura comme fonctions d’assurer tout le support administratif, de coordonner les procédures et de voir à la conformité des documents relatifs au projet de construction. En collaboration avec l’équipe de projet, le(la) candidat(e) s’assurera de livrer un travail de qualité, dans les délais prescrits.

Plus spécifiquement, les fonctions consistent à :

• Coordonner les activités administratives relatives à la gestion de projet de construction (envois de courriels, de compte rendu de réunions, émission des bons de commandes, etc.)
• Effectuer les suivis des ordres de changement et des directives en collaboration avec les membres de l’équipe de projets
• Suivis des dessins d’atelier
• Ouverture et classement des documents de construction
• Gestion et suivis des dossiers relatifs aux projets
• Saisir des données comptables pour fins de facturation
• Gérer le calendrier des gérants de projets et organiser les réunions
• Gérer les documents de fin de projet

Exigences :

• Détenteur d’un diplôme en administration, en secrétariat, techniques de bureautique ou autre
• Un minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans le domaine de la construction
• Bilingue (français, anglais); niveau avancé du français exigé
• Excellente maîtrise des logiciels MSOffice
• Grande capacité de travail d’équipe
• Excellentes aptitudes pour le respect des échéanciers
• Dynamisme, bonnes capacités de gestion de temps et des priorités, sens de l’organisation

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Broccolini is a family-owned, single-source provider of construction, development and real-estate services. Our company caters to the industrial, commercial and residential markets in Canada. Recognized for our quality workmanship, innovative technology, open collaboration, and exceptional standards, we offer a one-stop approach to the planning, development and construction of remarkable buildings.

We are currently seeking a Construction Project Administrative Assistantto join our Montreal team on one of our projects located in the downtown area. Be part of our team and enjoy a dynamic environment that will enable you to grow with every project.

The incumbent will be a part of the project team and will be responsible to provide administrative support, coordinate procedures and ensure all documents related to the construction project are compliant. In collaboration with the project team, the incumbent will ensure to deliver quality work, on time.

Responsibilities:

• Coordinate the administrative functions of the construction department (sending emails, taking meeting minutes, issuing purchase orders, etc.)
• Oversee change orders and requests for bids
• Organize shop drawings
• Create and organize construction documents
• Manage and monitor project documents
• Enter accounting data for billing purposes
• Manage Project Manager’s calendar
• Organize and coordinate meetings
• Manage project close out documents

Requirements:

• Diploma in Administration, Secretarial, or similar discipline
• Minimum of 3 years’ experience in similar position, construction industry experience an asset
• Bilingual (French and English); advanced level of French required
• Excellent knowledge of MS Office software
• Strong teamwork abilities
• Ability to work within tight deadlines
• Dynamic, strong time management skills and ability to prioritize
• Organized

Job Type: Full-time