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Bibliothèque et Archives nationales du Québec Agent de secrétariat Contract in Montréal, QC

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Branch Montréal QC CA

Position:
Agent de secrétariat
Location:
Montréal, QC

Dépouiller la correspondance, traiter les questions relevant de sa compétence, distribuer le reste du courrier et coordonner la circulation de l’information au…

Bibliothèque et Archives nationales du Québec recrute actuellement un agent de secrétariat pour la Direction générale des technologies de l’information et des télécommunications ainsi que de la Direction de la bibliothèque Saint-Sulpice. Il s’agit d’un poste occasionnel à temps complet, partagé entre les deux directions concernées, pour une durée de 6 mois avec possibilité de renouvellement. L’agent de secrétariat effectuera divers travaux de soutien administratif et de secrétariat afin de faciliter le déroulement des activités courantes de la Direction générale des technologies de l’information et des télécommunications ainsi que de la Direction de la bibliothèque Saint-Sulpice. Il agira comme personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes adressées aux deux directions concernées.

Le titulaire du poste aura comme principales responsabilités : -Assurer la gestion des agendas d’un directeur général et de cinq (5) directeurs. -Préparer les dossiers pour la tenue de réunions, établir l’ordre du jour avec les personnes concernées, préparer la documentation et procéder aux convocations et aux confirmations. -Assister aux réunions et effectuer la prise de notes, au besoin. -Rédiger des lettres, des notes de service, des comptes rendus de réunions et des procès-verbaux.

  • Participer à la rédaction des appels d’offres et des contrats, à partir de modèle type, en assurer la révision et le suivi. -Effectuer des demandes de biens et services (DBS) et en assurer le suivi. -Élaborer des tableaux ou des graphiques, compiler des statistiques. -Préparer les comptes de dépenses, produire la facturation et en assurer le suivi, ainsi que les documents d’engagement financier selon les procédures établies.
  • Préparer les commandes de fournitures de bureau et les demandes de personnel, selon les procédures établies. -Veiller à la révision linguistique et à la présentation adéquate des documents produits par les membres des équipes des deux directions, en effectuer la mise en forme à l’aide de différents logiciels, notamment Word, Excel, PowerPoint et Visio. -Effectuer toute communication et suivi avec les différents interlocuteurs dans le cadre de rencontres, visites, partenariats, visites de groupes scolaires ou présentations relevant de la Direction de la bibliothèque Saint-Sulpice incluant le Square. -Dépouiller la correspondance, traiter les questions relevant de sa compétence, distribuer le reste du courrier et coordonner la circulation de l’information au sein des deux directions ou entre les autres unités administratives de l’institution.
  • Assurer la gestion des feuilles de temps, des absences et des calendriers de vacances des employés. -Optimiser le système de classement de dossiers et de bases de données et en assurer le maintien et la mise à jour. -Effectuer toute autre tâche inhérente à son travail à la demande des deux directions concernées. Principales exigences : -Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique.
  • Minimum de trois ans d’expérience dans l’exercice de fonctions similaires. -Excellente connaissance du français écrit et parlé. -Excellente connaissance des applications Outlook, Word, Excel (niveau intermédiaire à avancé) et PowerPoint. -Intérêt marqué pour les nouvelles technologies, en particulier au regard des échanges avec les groupes scolaires, et l’utilisation optimale des applications en bureautique.
  • Excellent sens de l’organisation et de la planification ainsi que de la gestion des priorités. -Capacité à travailler sur plusieurs dossiers de différentes natures. -Capacité à s’adapter rapidement aux changements. -Respect des directives et normes institutionnelles.
  • Sens de l’initiative et de l’autonomie. -Excellentes relations interpersonnelles et habiletés de communication. -Excellente capacité à travailler en équipe. -Souplesse, discrétion, courtoisie.

Statut : Poste occasionnel à temps complet Lieu de travail : Grande Bibliothèque (475, boulevard De Maisonneuve Est) Échelle salariale : Entre 34 759 $ et 45 398 $, selon l’expérience. Cette offre est une excellente occasion de vous joindre à une équipe gagnante. Pour soumettre votre candidature, veuillez postuler en ligne à www.banq.qc.ca/offres_emploi (numéro de concours: 2017-22100-1142).

or proceed with Standard Application Form.

Employment Type: Freelance
Location: Montreal, QC, CA
Posted on: 2017-10-29
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